Osvoboďte své podnikání od chaosu způsobeného špatným řízením projektů a zmatenou týmovou komunikací. Naučte se, jak správně komunikovat a zefektivněte tím celý pracovní proces. Týmová komunikace může vést k novým nápadům a zlepšovákům, ale i zabít půlku pracovního dne. Jak tedy komunikovat, aby to mělo smysl? Máme pro vás sedm tipů, které vám pomohou.
„Do kdy mám tohle odevzdat?“ „Na tom už ale pracuje Martin!“ „To jsi dělal zbytečně, vždyť to už máme.“ „Hele a kde jsou k tomu podklady?“ „V té složce nic není, kam jsi to uložil?“ Ačkoliv je taková komunikace na mnoha pracovištích na denním pořádku, je pravděpodobně noční můrou všech zúčastněných. Akorát zdržuje a odvádí vaši pozornost od rozpracovaného úkolu. Pravděpodobně se jí úplně nevyhnete, můžete ji ale srazit na minimum. Jak?
1. Efektivní řízení projektů vám ušetří starosti
Řízení projektů je naprostým základem, který vám ušetří mnoho času. Správným řízením projektů se totiž vyhnete výše zmíněným zmatkům. Ať už k tomu používáte nějaký komplexní nástroj nebo excelovskou tabulku, vždy dbejte na to, aby byl každý projekt rozdělen na jasné a srozumitelné dílčí úkoly, které povedou k jeho splnění. K těmto úkolům nezapomeňte uvést:
- Co přesně je jeho náplní. Čím konkrétnější zadání bude, tím lépe. Klidně uvádějte i informace, které se vám zdají naprosto triviální, protože triviální vlastně být nemusí. Předejdete tak zbytečným dodatečným dotazům od řešitele úkolu.
- Kdo daný úkol zpracovává.
- Kdo daný úkol zkontroluje.
- Jaká je na úkol časová dotace. Pokud máte stanovený rozpočet, spočítejte, kolik hodin má řešitel úkolu věnovat. Pokud bude výsledný čas pro zpracování nereálný, prodiskutujte navýšení časové dotace nejprve s tím, kdo má rozpočet na starosti.
- Kdo projekt vede a je zodpovědný za správnost a včasné odevzdání dílčích úkolů a finální odevzdání celého projektu (často to může být ten, kdo ho kontroluje).
- Do kdy musí řešitelé dílčích úkolů odevzdat výstupy ke kontrole.
- Do kdy musí být připravená konečná verze k finálnímu odevzdání.
- Kde dotyční najdou všechny potřebné podklady.
- Případně na koho se mohou obrátit se svými dotazy (často je to vedoucí projektu).
2. Nebojte se delegování
Pokud při plnění úkolů či podúkolů zjistíte, že nestíháte, kontaktujte vedoucího projektu, který může práci delegovat na některého z vašich kolegů, který má volné kapacity. Nebojte se ozvat. Delegování práce je určitě lepším řešením než odevzdání po termínu.
3. Komunikujte jasně, vynechte zbytečnosti
Už se vám na poradě stalo, že byli zaměstnanci duchem nepřítomní? Koukali do telefonu, kreslili si na papír s podklady nebo prostě jen zírali do prázdna? Vysvětlení je dvojí: buď jsou vážně přepracovaní nebo je chyba ve vašem projevu.
Proto vynechte zbytečnosti a přejděte rovnou k jádru věci. Dlouhé porady jsou úmorné pro všechny, a navíc zabírají drahocenný čas. Přesto ale mají svůj význam a není dobré je rušit úplně. Na poradě mohou padnout zajímavé připomínky a nápady, které vám osobně nepřišly na mysl. Zkrátka je jen zbytečně neprotahujte. Velkou roli také hraje styl řeči a neverbální komunikace.
4. Verbální a neverbální komunikace
Nezáleží jenom „co“ zaměstnancům sdělujete, ale i „jak“ to říkáte.
Verbální komunikace
Mluvte nahlas. Mumláním do papíru ztratíte pozornost během prvních pár vteřin. Pokud si zvládnete pohrát s intonací a větším důrazem v hlase při sdělování podstatných informací, bude to skvělé. (Ale chápeme, že ne každý je rozeným řečníkem).
Mluvte jasně a srozumitelně. I když máte tři vysokoškolské tituly, uberte na odbornosti a sdělujte informace jednodušeji, tak aby je pochopili všichni. Pokud ostatním sdělujete něco, do čeho jste plně zasvěceni a ponořeni, ale oni o tom slyší poprvé, snažte se vžít do jejich pozice. Vysvětlete danou věc od základů, ale bez zbytečných detailů. Tady srozumitelně předejte ostatním to, co je podstatné. V některých případech pomáhá, když si představíte, že problém vysvětlujete žákovi základní školy.
Neverbální komunikace
Při projevu udržujte oční kontakt s posluchači. To je velmi důležité. Jejich pozornost se tím značně zvýší. Podívat se do poznámek, je určitě v pořádku, nikdo po vás nemůže chtít, abyste si z hlavy pamatovali přesná čísla a statistiky, ale nečtěte poznámky slovo od slova! Podklady si připravte v bodech, na které se vždy jen letmo podíváte. Snažte se i o vstřícný tělesný postoj a gesta.
Pokud vám zaměstnanec sděluje nějaký nápad, dotaz nebo připomínku, dívejte se přímo na něj (případně si něco poznamenejte) a souhlasně pokyvujte hlavou na znamení toho, že rozumíte tomu, co vám říká.
5. Budujte v týmu otevřené a důvěrné prostředí
Pro komunikaci v týmu je zásadní, abyste zaměstnancům dali prostor se vyjádřit. Ujistěte je, že je naprosto v pořádku vyslovit své názory, dotazy a připomínky. Dosáhnete tím hned dvou věcí.
Zaprvé přispějete tomu, že se budou v práci cítit lépe. Budou mít pocit, že nejsou jen jedním z koleček ve stroji, ale důležitou součástí týmu.
Zadruhé, získáte zajímavé nápady. Každý je opravdu důležitou součástí týmu a jeho názor může mít velkou váhu. Zaměstnanec může upozornit na trhliny v projektu, nelogičnost ve firemních procesech, přijít s vlastními nápady a zlepšováky. I pokud by relevantní byla jedna připomínka z deseti, může to být právě ta, která firmě ušetří balík peněz. Naslouchat zaměstnancům se tedy rozhodně vyplatí.
6. Nepodceňujte zpětnou vazbu
Co by to bylo za zdravou týmovou komunikaci, nebýt zpětné vazby. Poskytujte zaměstnancům jak tu pozitivní, tak tu negativní. Obě jsou důležité! Ačkoliv se na tu první často zapomíná. Dá rozum, že bez konstruktivní kritiky bychom se v práci (ostatně i v životě) příliš neposunuli. Na druhou stranu chceme být občas pochváleni za dobře odvedenou práci. Pokud tedy můžete, chvalte zaměstnance kdykoliv odevzdají/vykonají něco, co se vám zamlouvá. Oni díky tomu budou mít hezčí den, a navíc se dozví že se touto cestou mají ubírat i na dále.
Tým posílí, pokud i vy sami požádáte zaměstnance o zpětnou vazbu. Třeba je něco, co děláte špatně a všichni kromě vás to vidí. Dáváte nesrozumitelná zadání nebo neposkytujete všechny podklady. Není nic špatného na tom, když vás na to vaši podřízení upozorní. Ve výsledku to všem jen prospěje. Jen musíte trochu upozadit své ego.
7. Používejte aplikace
Pro rychlejší týmovou komunikaci můžete používat chatovací aplikace jako například Slack. Ten oceníte zejména pokud pracujete na home office. V některých případech může být ale i rychlejší než návštěva kanceláře některého z kolegů.
Pro schůzky a videohovory můžete využít třeba Zoom nebo Microsoft Teams. Během pandemie se ukázaly jako prakticky nepostradatelné. Pokud je kdokoliv z kolegů nemocný, může se fyzické porady na dálku účastnit alespoň tímto způsobem.
S komunikací i řízením projektů zároveň vám mohou pomoci ERP systémy a podobné komplexní projektové nástroje. Zdarma můžete na 14 dní vyzkoušet například Lamael.
